资料库

员工来问：“今年没休完的年假，明年还能用吗？”

你把这句话丢给 AI，它多半答得头头是道：“根据《职工带薪年休假条例》，一般来说……”。听着没错，可你们公司的员工手册未必是这么规定的。它会的是“一般公司”，你要的是“你们公司”。

人事工作里有个现成的做法：把员工手册、考勤制度等全部文档上传到知识库，为的就是杜绝 AI 瞎编制度。之后员工再来问，这样交代它：

基于知识库里面的员工手册，回复员工提出的以下问题：年假能不能跨年清零，请给出可以直接发给员工的回复，引用制度原文。

两句话的差别，在“基于知识库里面的员工手册”和“引用制度原文”。前一句把答案圈在你们公司的规矩里，后一句让你一眼能核对它有没有编。

上一节让它记住了“你是谁”。这一节把“你们的东西”交给它：制度、产品资料、报价单、写过的文章、做过的方案。

资料放哪：四个地方各管一样

WorkBuddy 里能放资料的地方有四个，先分清：

一句话记：这次的活放工作空间，反复用的放资料库；已经在用 ima、腾讯文档的，接上就行，不用搬家。

资料库比网盘多几样东西，值得知道：

• 添加到任务。在资料库里选中文档或整个空间，点「添加到任务」；或者在输入框里点“+”，从资料库、ima 知识库里挑。它就把这些当成这次活的依据。
• 成品存回来。任务里做好的文件，让它“保存到资料库”，或在成品右上角点上传。下次开新任务，这份成品就是资料。
• 它改了先给你看。它对资料库里 Markdown 文档的修改，不直接覆盖原文，而是标成待确认，你点接受才算数。
• 团队能共用。“团队空间”里的资料，空间成员都能调用；“我的文档”只有你能看。

一条线：取、用、存

整件事可以压成三个字：取、用、存。

• 取：开工前，把相关资料添加到任务。
• 用：让它照着资料干活，交回文档、表格、PPT。
• 存：有用的成品存回资料库或 ima。

很多人干完就关窗口，最容易跳过的就是“存”这一步。不存，下次一切归零；存了，下一回就站在上一回的肩膀上。

下面两个例子，一个是“照着资料答”，一个是“照着资料写得像你”，正好是资料库最常见的两种用法。

例一：制度问答，照手册答、引原文

回到开头的年假问题。放到资料库里做，是三件事：

把这件事做得再稳一点，指令可以写成这样：

基于资料库「公司制度」里的员工手册，回复员工的这个问题：
“今年没休完的年假，明年还能用吗？”
给出一段可以直接发给员工的回复，口气友好，不超过 150 字。
引用制度原文，写明在第几章第几条。
手册里没有写的，直接告诉我“手册未规定”，不要推测，也不要拿法律条文或网上的说法来补。

最后一句是关键。手册没写的时候，它最自然的反应是去“补”一个听起来合理的答案。你要的是它老实说“没写”，这样你才知道这条制度该去问谁、该不该补进手册。

还有一条边界要守：它起草的解除协议、补偿方案这类法律文书只能当草稿，涉及解除、补偿，一定要人工二次审核，最好先问过公司法务。

例二：让它写得像你

写公众号、写小红书、写周报的人都遇到过：AI 写得通顺，但一看就不是你写的。

只丢两篇旧文章给它说“模仿我的文风”，通常只能得到一些表面相似的表达；每次都让它把旧作品读一遍，又太耗积分。更稳的办法是：先让它把你的旧作品读一遍，提炼成一份《创作风格画像》，存起来；以后写东西，只读这一份画像。

第一步：提炼画像

把你写过的 5 篇左右代表作放进一个知识库，添加到任务，发这段话：

请基于我选择的 ima 过往公众号文章，帮我整理一份创作风格画像，产出一份“创作风格画像”，产物格式应适合保存回 ima。重点总结选题角度、标题与开头、文章结构、论证方式、句式节奏和常用表达。不要只使用“专业、自然”等笼统形容词，请整理成一份能够直接指导后续写作的创作风格画像。

最后一句最要紧。不加它，你会拿到一份“风格专业、语言自然、逻辑清晰”，这种画像拿去写，什么也指导不了。

拿一个写效率话题的公众号、5 篇旧文试一遍，它在对话里交回的核心发现是这样的：

看出区别了吗？“3 秒可判断相关性”“零感叹号”“全文 300-450 字”，每一条都能照着写、照着查。这才叫能指导写作的画像。

第二步：存回去

画像做好，在右侧成品的右上角点上传，选「ima 知识库」（或者资料库），存到你的作品库里。

第三步：以后写东西，点名用它

写新文章时，把选题资料和这份画像一起添加到任务。指令可以这样写：

请结合 ima 中我的公众号选题资料和创作风格画像，完成一期关于“如何利用 WorkBuddy × ima 建立长期内容创作系统”的内容策划与制作。
目标读者：已经使用 AI 写作，但输出风格不稳定、资料比较分散的内容创作者。
内容目标：帮助读者理解，AI 不应只参与单次写作，还可以参与素材积累、选题、创作和内容沉淀。请参考创作风格画像，但不要机械模仿，也不要补充没有可靠来源的数据。
请交付以下产物：3 个公众号标题方案、1 篇完整的公众号文章、3 张文章配图、1 份小红书图文版本、1 份 60 秒短视频口播脚本。

注意那句“参考创作风格画像，但不要机械模仿”。画像是尺子，不是模具；照抄画像里的句式，写出来反而假。

还有一条更省事的路：每次写稿时，把飞书文档里几篇历史文章一起给它参考文风，有时比专门写一个写作技能还好用。两条路都行：文章不多、风格稳定，直接给范文；想长期用、想省积分，就先提炼一份画像。

怎么建一个好用的资料库

资料库最常见的毛病不是资料太少，是太乱。几条实在的经验：

• 按用途建，别建一个大杂烩。新手别一上来就建一个“我的资料库”“AI 资料库”这种大而全的库，短期方便，长期很容易变乱；按任务建主题库，比如“公司制度”“产品资料”“公众号作品”。
• 第一批别多。控制在 10 到 20 条就好，优先放信息完整、来源清楚、近期仍然有效的。想更稳，就从 5 份材料开始，类型不超过 3 种。
• 旧版本拿走。三个版本的报价单一起丢进去，不明确告诉它，它大概率不会抓最新的。新版一到，旧版移出去，或者文件名写清“作废”。
• 原件不动。要让它整理、改写，让它生成新文件，原始资料保持原样。给资料库立的第一条规矩就该是：原始资料目录全程只读，作为唯一的真相源。
• 别什么都往里塞。临时文件、重复版本、没审过的中间稿，别因为“以后可能有用”就放进去。资料越多，不代表答得越准。

它到底有没有照资料答？这样验

接好了资料库，别只问一句“你能看到我的资料吗”。验的办法是：问一个你知道答案、答案能在原文里找到的问题，让它交代四件事：

（添加「产品资料」空间）我们 A3 型号的保修期是多久？回答后请说明：
1. 用了哪份资料；
2. 引用的是哪一段原文；
3. 哪些结论在资料里找不到依据；
4. 有没有用到资料库以外的信息。

你知道正确答案，对一下就知道它靠不靠谱。第 3、4 条最能看出问题：它要是说“资料里没写，我根据行业惯例补充了……”，你就知道这类问题得在指令里明确“没写就说没写”。

还可以再多做一步：每一条结论都要回指原始来源。对照看的时候，哪条没有出处，一眼就能挑出来。

各个岗位这样用

基于资料库「产品资料」，客户问：“你们的 A3 和竞品 B 比，贵在哪？”写一段 150 字内的回复，只用资料里有的参数和案例，每个数字标出处；资料里没有竞品数据的，不要编，写“我们手上没有对方的数据”。

基于资料库「售后政策」，把这 12 个客户问题逐条回复，整理成表：问题、回复、依据条款。政策里没覆盖的问题，单独列在最后，标“需主管确认”。

基于资料库「行政制度」，出差去上海住 3 晚，住宿报销上限是多少？引用原文和条款号；制度里对“一线城市”没有定义的话，直接告诉我。

基于资料库「八年级物理」里的教材第三章和往年期中卷，出 10 道选择题，难度和往年卷持平；每题标出对应教材第几页，不出教材没讲过的内容。

基于资料库「品牌规范」和「创作风格画像」，给这次中秋活动写 3 条小红书标题和 1 段正文；用品牌规范里的产品名和卖点，不要自创卖点。

基于资料库「商品清单」，顾客问“有没有适合送长辈、300 元以内的礼盒”，推荐 2 到 3 款，写清规格和价格；库存为 0 的不要推荐。

这几段是按常见用法写的示例，资料库和空间的名字换成你自己的。

放之前想三秒

• 团队空间谁都能看。放进团队空间的东西，空间里的成员都看得到、都能让它调用。工资表、客户隐私，不放团队空间。
• 添加到任务，就是交给它读。官方的提醒是：把空间或文档添加到任务前，确认里面没有不该进对话的敏感信息。第 8 节讲的那些分寸，这里一样适用。
• 发布成网页要小心。资料库里的文档能一键发布成网页，默认关着；打开后，拿到链接的任何人都能看。用完及时关。

到这里，它认识你，也读过你们的资料了。可你的邮件、在线文档、飞书表格，还在别的系统里。下一章，让它自己进去拿、自己去干：连接器。