批量汇总

有个部门，每周五要把全部门 22 份周报汇成一份部门周报。上周五晚上 10 点，负责汇总的人还在一行行复制粘贴；这周五下午 5 点 20 分，WorkBuddy 已经把汇总表、数据看板和部门周报 PPT 都做完了，点个“确认”就下班。

两边的时间，大致是这样：

这是跑了两周的大致体感，文件格式、字段多少不同，结果会有差异。

但这个案例里最值钱的，不是省了多少时间，是两次差点出事：一次有 3 份周报的字段名和模板不一致，它“聪明地”猜了口径，猜错了；另一次，两位同事没写成交金额，它根据这两人写的完成事项，推断了一个大概的数字填了进去。要不是发之前抽查了两行，这份数据就直接发给总监了。

一堆文件汇成一张表，是 WorkBuddy 最省时间的活，也是它最容易“替你猜”的活。这一节把这套做法完整走一遍，再换到发票、简历、合同上。

开工之前：先把“收上来的样子”定好

先泼一盆冷水：如果收上来的周报叫“张三-周报final-真的最终版.docx”，AI 也救不了你。它再强，也读不出你脑子里那张没说出口的字段表。

所以第一件事不是打开 WorkBuddy，是给团队发一份模板：

配套三条规矩，按重要性排：

• 指标必须写数字。“环比提升 20%”能提取；“有明显提升”提取出来就是这五个字，汇总表里只能占个位。
• 文件名带部门和姓名，比如“市场部-李四-2026W37.docx”，它才好按人归档。
• 字段名统一。 Word、Excel 混着交都行，它能同时处理；但一份叫“成交金额”、一份叫“销售额”、一份叫“GMV”，它就得猜。

你收的如果是发票、简历这种没法定模板的东西，这一步就换成：想清楚你要从每份里拿出哪几项。

第一步：先报清单，别急着生成

文件都放进一个文件夹，比如“D:\周报\2026-W37”。第一句话是这样说的：

“先不要生成”这一句，是吃过亏才加上的：第一次没加，它边读边汇总，3 份字段名和模板不一致的周报被它自己猜了口径，猜错了。先让它报清单，你核对 30 秒，比返工 10 分钟划算。

第二步：字段定死，没写的填“待补充”

清单确认了，第二句话让它提取：

按以下字段，从每份周报里提取数据，整理成表格：
必提字段：姓名、部门、周次、新增客户数、成交金额、完成订单数、加班时长
补充字段：本周完成事项（最多 3 条，每条不超过 20 字）、下周计划（最多 2 条）
风险字段：如果某个数字没写或写得模糊，该单元格填“待补充”，不要猜
提取完先给我看前 5 行内容，我确认字段对不对。

两道保险，每次都要加：没写就填“待补充”，不要猜；提取完先给我看前 5 行。同一批周报，加没加这两句，交回的表是这样的差别：

宁可表格里有个黄色的“待补充”，也不要一个看起来完美、却错了一个零的数字。

第三步：汇成总表，异常另起一页

前 5 行对了，再让它出正式的汇总表：

把所有提取结果汇总成一张总表，要求：
1. 表头：姓名 | 部门 | 周次 | 新增客户数 | 成交金额 | 完成订单数 | 加班时长 | 主要事项 | 下周计划 | 备注
2. 按部门分组，部门内部按成交金额从高到低排序
3. 每个部门最后加一行“部门合计”：成交金额求和、完成订单数求和、加班时长求和、人数计数
4. “待补充”的单元格标黄底色
5. 另起一个工作表叫“异常清单”，列出所有“待补充”的项和对应的人
6. 输出 .xlsx 保存到 D:\周报\2026-W37\汇总\，文件名：2026W37-部门周报汇总.xlsx

它交回的是一个能双击打开的 Excel 文件，不是一段聊天文字。“异常清单”那一页是这样的：

注意最后一列“来源文件”。汇总几十份文件时，让每一行都带上它来自哪个文件，哪个数看着不对，你能马上翻回原件。

第四步：发出去之前，核三样

表做完了，汇报前一定再核一遍。核对可以用一段小脚本，你不用会写，直接让它替你核：

检查汇总表：
1. 参与人数是不是 22 人，有没有漏的、重复的；
2. 每个部门的明细加起来，和“部门合计”那一行是否一致；
3. 列出所有数字缺失的人。
只报告检查结果，不要改表。

人数、合计、谁缺数，三项都对，再抽 5 行和原周报对一遍，就可以发了。AI 提效的前提，是你能验证它。

汇总表有了，后面还能接着做：让它按汇总表出一个数据看板，或者直接出部门周报 PPT。出 PPT 时，加这一句很关键：“所有数字只能来自汇总表，没有的说‘待补充’，不要编。”PPT 怎么做，第 15 节专门讲。

周报这个案例踩过的坑，列成一张表，是这一节最值得存下来的东西：

它最爱“省事”的地方

周报这个案例里的两次险情，不是偶然。比如把上个月的报销单甩给它，只打四个字：“帮我整理。”交回来的表看着很整齐，可是：

• 有几张发票，它自己判断“可能重复”，直接没列进去，也没告诉你；
• 某张票漏了一个字段，它不会空着，会自己补上。

说到底：人遇到拿不准的会停下来问；AI 不会，它直接填，而且用最省事的答案。

识别扫描件、照片时还有一层：大模型读图有个老毛病叫“脑补”，模糊的字猜一个，觉得是错别字的顺手改掉，甚至补上图里没有的字。发票、证件、单据，错一个字就是事故。

所以一堆文件交给它，这几种情况都得提前给出路：

换成别的一堆文件

周报、发票、简历、合同、花名册，做法是同一套。点开看看你手上最常见的那一堆：

读取「本月报销」文件夹里所有 PDF 和图片格式的票据，识别每张的：发票号码、开票日期、价税合计、销售方名称，输出「发票台账.xlsx」，每行写上来源文件名。
识别疑似重复的发票、日期明显异常的、单张金额超过 2000 元的，标记为异常行，不要删除。识别不清的单元格标黄。
不做报销审批，异常全部交由财务人工核对。

按照「运营专员JD.docx」这份岗位要求，处理「简历」文件夹里的全部简历，输出为 Excel，字段包含：姓名、工作年限、核心技能、期望薪资、匹配分数（100 分制）、打分理由（一句话）、风险提示（比如频繁跳槽、空窗期）。70 分以上的标记为“优先约见面试”。简历里没写的信息填“未提及”。

读取「合同」文件夹里的全部合同，每份提取：合同名称、对方单位、签订日期、合同金额、付款方式、到期日、是否自动续约、违约金条款（原文摘一句）。每项写上所在页码。原文里找不到的写“未找到”。按到期日从近到远排，30 天内到期的标红。

读取这份员工花名册，筛选合同在 30 天以内到期的人员，输出到期预警表，列出姓名、部门、岗位、合同到期日期、已续签次数。原表不要改动，另存一个新文件。

「名片」文件夹里是展会上拍的名片照片。逐张识别：姓名、公司、职位、手机、邮箱、公司地址，整理成 Excel 通讯录，每行写上来源图片的文件名。看不清的字段标黄，不要猜；同一个人拍了两张的，合并成一行并备注。

这几段长得不一样，骨架是同一副：

读取「本月报销」文件夹里的所有 PDF 和图片
先告诉我读到了几份、有没有打不开或格式异常的，先不要生成
每张提取：发票号码、开票日期、价税合计、销售方名称
没写的填“待补充”，看不清的标黄，疑似重复的标出来不要删
提取完先给我看前 5 行
输出 Excel，每行写上来源文件名，异常另起一页

顺手改名、归档：先看对照表

表做完了，还可以让它顺便把文件整理好。比如发票台账做完，接着追加一句：

很好。再帮我把这些发票文件按“日期_抬头_金额”的格式批量重命名，并按月份归类到子文件夹中（如 2026-01、2026-02）。

改名、挪文件会动到你的原件。这种活它不一定先停下来，停了也不一定把新旧名字列全，所以主动要一张对照表：

先别改。列一张对照表给我：原文件名、新文件名、要放进的文件夹。我确认后再执行。

对照表看过没问题，回一句“执行”。批量操作一旦出错，错误会重复几十次；先看对照表，一分钟挡住绝大多数麻烦。

每周都来一次的，存下来

周报汇总每周五都来一遍。跑顺之后，再做两件事：

• 存成技能。把整套流程存成一个自己的技能，以后一句话就能调用，连指令都不用重写。怎么做，第 28 节讲。
• 设成定时任务。每周五 17 点它自动读当周的文件夹，出汇总表和 PPT，把文件路径发到企业微信。第 27 节讲。

做完这两件事，周五就变成这样：

真正的转折点是：你不再是那个“汇总数据的人”，而是那个“检查数据的人”。以前八成时间花在复制粘贴，两成花在想这周的数据说明什么；现在反过来了。

一堆文件汇成一张表了。可现实里的表往往不这么听话：日期是文本、单元格合并过、有的含税有的不含税。下一节讲 Excel 表格整理：乱表先体检，口径先问清。